Das Projekt
Digitale Transformation einer Bildungseinrichtung
Die Singapore American School (SAS) ist eine unabhängige, gemeinnützige Tagesschule im Norden von Singapur. Als eine der ersten internationalen Schulen Singapurs wurde die SAS 1956 gegründet und ist heute die größte amerikanische Schule außerhalb der Vereinigten Staaten. Sie ist die weltgrößte internationale Schule mit nur einem Campus.
Date :
2019
Category :
Advisory, IT Strategie, Data Governance
Tags :
IT Strategie, Prozessmanagement, Advisory, Programm Management
Client :
Singapore American School (SAS)
Die Herausforderung
SAS sah sich mit der dringenden Notwendigkeit konfrontiert, ihr derzeitiges Zulassungssystem aufgrund mangelnder Funktionalität und unproduktiver Prozesse zu ersetzen. Nachdem das Unternehmen gerade eine Beschaffungsmaßnahme abgeschlossen hatte, um sein gesamtes Rechenzentrum durch Cloud-fähige Server zu ersetzen, bestand die Herausforderung darin, ein umfassendes Kerndatensystem zu implementieren. Die Schulleitung erkannte das Risiko einer solchen Implementierung ohne abgestimmte Prozesse oder eine Data-Governance-Richtlinie, denn mit dem neuen Kerndatensystem und seinem integrierten Ansatz waren die traditionellen Prozesse nicht mehr praktikabel, da sie auf einem isolierten Ansatz beruhten. Darüber hinaus musste die Schule ein neues Modell für die Technologieverwaltung, sowie eine neuartige Datenflussansicht auf Basis einer aktualisierte Technologielandschaft entwickeln.
Die Lösung
Während des Projekts wurden die Berater von Reppel gebeten, die Prozessfindung zu unterstützen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Im Zuge der Auswahl einer Enterprise Resource Management-Plattform wurde eine umfassende Prozesslandkarte durch gleichzeitige Prozessermittlung und Beratungsdienste erstellt. Im Anschluss daran begann das Team mit 3 gleichzeitigen Aktivitäten. Im ersten Schritt wurden die neu abgebildeten Prozesse auf Verbesserungsmöglichkeiten wie übermäßige Abläufe, Wiederholungen und dysfunktionale Verhaltensweisen untersucht. Die Ergebnisse dieser ersten Analyse wurden in Workshops mit den Abteilungen genutzt, um die bestehenden Prozesse mit dem neuen Kerndatensystem abzustimmen. Am Ende dieses Arbeitsablaufs wurden die Prozesse nochmals überprüft und gegebenenfalls neu gestaltet (insbesondere in der Personalabteilung aufgrund einer Änderung der Datenverantwortung). Als Nächstes wurden die Eigentümer der einzelnen bestehenden Systeme (mit Ausnahme des Kerndatensystems) ermittelt und befragt, um Lizenzierungsfragen, Planungs-/Lebenszyklen und Datenflüsse für jedes System zu ermitteln. Die daraus resultierenden Daten wurden verwendet, um ein umfassendes Übersichtsdiagramm der Datenflüsse auf mehreren Ebenen zu erstellen, einschließlich einer dreijährigen Technologie-Roadmap. Gleichzeitig wurden die Dateneigentümer des Kerndatensystems ermittelt und ein umfassendes Modell für die Datenverwaltung und -eigentümerschaft erstellt und umgesetzt. Schließlich wurden in einem Workshop mit dem leitenden technischen Führungsteam der Schule eine übergreifende technologische Vision und Mission entwickelt. Die endgültigen Aussagen wurden ausgewählt, weil sie die neu geschaffene Data-Governance-Richtlinie, die Prozessorientierung und die Technologie als Mittel zum Lernen ergänzten.
Unternehmenserfolg
Unmittelbare Auswirkungen lassen sich an der Arbeitsweise der Schule ablesen. Verbesserte und gestraffte Prozesse haben die Durchlaufzeiten und die Arbeitsbelastung pro Mitarbeiter verringert, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit geführt hat. Die Erstellung eines neuen Datenflussdiagramms half dem IT-Direktor, die Auswirkungen von Systemänderungen im gesamten Unternehmen zu erkennen, wodurch die Änderungen effektiver wurden, ohne den täglichen Betrieb zu stören. Die Budgetplanung auf Basis der in der System-Roadmap dargestellten Lizenzzyklen ist wesentlich genauer und zuverlässiger. Die dreijährige Technologie-Roadmap spielt eine wichtige unterstützende Rolle im Planungsprozess und in der Kommunikation mit den Systemeigentümern. Schließlich wird eine neue und solide Definition der technologischen Vision und Mission die Technologiestrategie unterstützen und auch als Leitfaden für die Stakeholder dienen, um die Rolle der IT in der Schule jetzt und in der Zukunft zu verstehen.
Jason Cone, Executive Director of Education Technology
Ohne die externe Unterstützung der Berater von Reppel wäre eine so umfassende Veränderung unseres Technologiemanagements nicht möglich gewesen. Sie brachten eine unvoreingenommene Sichtweise ein und arbeiteten effektiv mit unseren Führungskräften zusammen. Gemeinsam konnten wir eine Systemlandschaft schaffen, mit der SAS die geschäftlichen Herausforderungen der Zukunft meistern kann.
- Von der Idee zum Konzept
- Programmanagement
- Change Management
- Produktivität